На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим. Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы: правила начала дня; правила середины дня; правила окончания дня. Правила начала дня 1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса: Как этот день может приблизить меня к достижению целей? Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости? Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)? Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы». 2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться). 3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил. 4. Перепроверять планы дня.Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. 5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное. 6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. 7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину. Правила планирования середины дня 1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях. 2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете. 3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции. 4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств. 5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать. 6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно. 7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут). 8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды. 9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?» 10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня. 11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов. Правила завершения рабочего дня 1. Завершить не сделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал». 2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы. 3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Пока нет комментариев

1. Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоиться о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните. 2. Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше. Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе. 3. Составьте картинку дня План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным. 4. Продумайте регулярный отдых Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течение дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело. 5. Займитесь спортом Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику. 6. Работайте под музыку Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше. 7. Пишите долгосрочные планы Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Пока нет комментариев

1.Перед тем как приступить к составлению расписания своих дел хорошо перекусите. После чего постарайтесь расслабиться. Затем напишите список дел, которые вам необходимо закончить. Однако, для того чтобы успешно распределить свое время, вам необходимо разобраться, что именно вам необходимо упорядочить. Список насущных дел, отсортированных по степени срочности и важности, поможет вам в этом. Определите для каждого дела степень срочности и важности. При большом количестве дел вы можете разбить данные группы на подгруппы. К примеру, срочность 1 будет означать, что дело необходимо закончить прямо сейчас, а срочность 1.5, что у вас есть время до конца рабочего дня. 2. Правильно распределяйте силы. Если вам необходимо закончить проект до конца недели, – работайте над ним понемногу каждый день, начиная с наиболее важных и актуальных задач. Выполняйте запланированные на день задачи. Сконцентрируйтесь на том, что необходимо, и не отрывайтесь по пустякам. Закончив одно дело, переходите к следующему. Покончив со всеми делами, запланированными на этот день, переходите к делам следующего дня. Закончив и с завтрашними задачами, переходите к тем, что должны быть сделаны до конца недели, закончив и их, переходите дальше к планам на начало следующей недели. Таким образом, разбивая один большой проект на множество составных частей-заданий, поможет вам эффективнее управлять своим временем, бороться со стрессом и не переутомляться. Последним выполненным заданием каждого вашего дня должно быть составление списка дел на завтра. Это поможет вам не сбиваться с намеченного пут 3. Старайтесь распределять дела, учитывая собственную индивидуальную активность в течение дня. Кто-то работает лучше утром, а кто-то после обеда. К какой бы группе вы не относились, планируйте дела с учетом собственной производительности. 4. Разбейте рабочее время на отрезки. Соревнуйтесь с часами в течение всего рабочего дня. Работайте интервалами по 15, 30 или 60 минут. Учеными доказано, что лучше всего каждые 45 минут работы прерывать 10 минутами отдыха. Поставьте себе цель закончить за каждый промежуток часть какой-то задачи или же всю задачу полностью. 5. Делайте перерывы. Они необходимы, чтобы освежиться и дать мозгу необходимый отдых, а после «броситься в бой» с новыми силами. Длительность перерыва определите заранее, от 5 до 15 минут, и не тратьте больше отведенного времени. Такие перерывы будут восприниматься вашим организмом, как награда за проделанную работу. 6. Следите за своим прогрессом. Перечеркивайте законченные задания. Закончив все запланированное на день, вы почувствуете облегчение и приятную усталость после работы. Причем это будет связано, не только с тем, что вы сделали все дела, а также с тем, что вы чего-то достигли за этот день, и это, безусловно, подстегнет вашу мотивацию. 7. Переписывайте список. Время от времени намеченные дела и их приоритеты. Добавляйте новые задания. Они должны появляться практически каждый день, особенно поначалу, когда вы только привыкаете к самодисциплине. Вычеркивайте или уменьшайте срочность законченных дел, или дел утративших важность. Распределяйте задания среди своих коллег или подчиненных. Вопреки распространенному заблуждению, нет никакой необходимости делать все самому. На самом деле, вдумчивое распределение работы приводит к повышению эффективности ее выполнения. Используйте современные технологии в качестве виртуальных ассистентов. Они позволят вам справляться с делами быстрее, точнее и эффективнее. Сегодня существует огромное количество разнообразных приложений для мобильных устройств, призванных помочь вам делать свою работу. 8. Оставляйте время для отдыха и развлечений. Как гласит народная мудрость – делу время, а потехе час. Действительно, порой работа требует от нас напряжения всех сил организма и предельной концентрации. Именно поэтому необходимо время от времени позволять себе расслабляться. К слову, это полезно не только для мозга, но и для всего остального организма. Не обязательно посвящать развлечениям слишком много времени, главное делать это регулярно. 9. Спите 7-8 часов каждую ночь. Здоровый режим позволит вам оставаться бодрым, энергичным и ясно соображать. Соответственно ваша продуктивность будет находиться на высоком уровне.

Пока нет комментариев

1. Игнорируйте то, что неважно для вас. Научиться игнорировать что-то — фантастическая вещь. Она приносит гораздо больше пользы, чем мы могли бы подумать. Распределение внимания на много предметов сразу только ослабевает нас. Игнорирование того, что неважно, освобождает энергию и помогает нам оставаться сконцентрированными и продуктивно работать. 2. Попытайтесь понять, что вам надоедает. И избегайте этого. Вещи и действия имеют свойство надоедать. Но, так же, как и любое другое наше состояние, его можно понять и определить пути избавления от него. Как только мы понимаем это, мы можем легко это сделать. Это занимает время, но действительно того стоит. 3. Смейтесь чаще. Смотрите комедии, читайте комиксы. Выбросьте эту ужасную серьезность прочь. Смех — механизм предотвращения и облегчения стресса. 4. Ведите журнал своих прорывов. Помните ли Вы, когда достигли чего-то стоящего в своей жизни? Мы склонны забывать о простой привычке записывать наши чувства каждый раз, когда у нас случается большой прорыв. Храните журнал Ваших успехов и черпайте вдохновение из него. 5. Тренируйтесь физически. Это самый простой путь мотивировать себя. Просто выйти из офиса или дома, сделать какие-либо упражнения или небольшую пробежку. Это сразу же приводит наше тело в порядок. Каждый раз, выполняя какие-то упражнения, мы получаем необходимые нам эндорфины. А эндорфины — это хорошо, полезно и нужно. 6. Создайте подходящую для вас окружающую обстановку. Мы не можем мотивировать себя к действиям, если работаем в обстановке, которая нам не подходит. Изменяйте ее, дополняйте, улучшайте. Неважно, работаем мы в офисе или дома. Каким бы ни было пространство вокруг нас, важно делать его «своим» любым способом, это понижает время адаптации и мы можем уделять больше времени необходимым делам. 7. Читайте истории успеха других людей. Вдохновляйтесь, восхищайтесь ими. Чтение конкретных и реальных историй успеха делает наш собственный успех более доступным и будет подпитывать наши усилия к его достижению. И, конечно же, учит нас быть успешными. 8. Переключайтесь между задачами. Нам надоедает долго работать над одним проектом. Усталость от работы убивает мотивацию. Попробуйте сделать несколько маленьких проектов, когда почувствуете, что вы на грани. Это научит решать проблемы быстрее. 9. Оценивайте прогресс. Если мы постоянно работаем, как правило, добиваемся некоторого прогресса. Иногда может сложиться впечатление, что Вы ничуть не продвинулись, но это потому, что пропускаете все эти маленькие ежедневные вехи. Оглядывайтесь назад с удовлетворением от того, что вы создали, — это, безусловно, повысит Вашу энергию. 10. Говорите о своих проектах. С друзьями или с семьей. Дайте людям знать, что Вы делаете что-то хорошее. Это зачастую дает нам понять, что мы делаем что-то действительно хорошее и наслаждаемся этим. Это также создает определенный уровень ответственности, который, скорее всего, будет толкать нас вперед. 11. Избегайте энергетических вампиров Скептики, пессимисты — все они крадут у нас энергию. Не попадайте во власть такой игры, любой ценой избегайте этих утечек энергии, даже если это означает, что вы будете чаще изолироваться. Лучше сделать работу в уединении, чем пытаться противостоять окружающим вампирам. 12. Создавайте четкие цели. Точнее, записывайте их, ведь они уже четко определены в Вашем сознании. Поместите их туда, где всегда сможете их найти и продолжайте стремление к ним. Наше сознание лучше работает, когда уже знает, что нужно сделать, а не тратит время на осознание этого. 13. Упражняйтесь в удовлетворении. Когда Вы закончили какую-то задачу, наградите себя. 14. Принимайте поражения. Неудача, как и успех, является всего лишь результатом наших действий и ничем более. Один из крупнейших врагов мотивации — это страх неудачи. Соглашайтесь с поражениями. Они неприятны, но это не значит, что мы должны прекращать делать то, что делаем. Работайте над собой и надейтесь на лучшее. Боритесь. 15. Пользуйтесь напоминаниями. Используйте их в качестве записей своих стремлений, целей, текущего статуса. Напоминания являются очень мощным инструментом, который сильно недооценивают. Люди находят неудобным писать сообщения самим себе и читать их вслух. Мы и так делаем это постоянно, бессознательно, так почему бы не делать это сознательно? Начинайте утро фразой, адресованной Вам самим. 16. Говорите «Нет». Говорите «нет» развлечениям, отвлечениям, депрессии. Слово «Нет» освобождает. Слишком частое возникновение большого объема обязательств, делает нашу жизнь непрерывной чередой постоянных муторных действий. Ограничивайте свои обещания, и беритесь только за то, что Вы действительно хотите закончить и что для Вас важнее всего. 17. Ищите позитивных людей. Грусть, нытье и жалобы не очень хорошо сочетаются с мотивацией. Наоборот, позитивные, оптимистичные, энергичные люди всегда будут сдвигать перемены вашего настроения в правильном направлении…

Пока нет комментариев

Повышаем качество речи! Эффективная инструкция! 🎯

1. Есть одно забавное упражнение. Возьмите какой-нибудь домашний предмет, например, сковородку и попробуйте в течение 5 минут рассказывать о нем на красивом литературном языке. Поначалу этот процесс будет вызывать у вас явные затруднения, но с каждым разом будет все проще. Постепенно увеличивайте время тренировки и усложняйте тему. Эти тренировки помогут вам в скором времени научиться подбирать правильные слова и у вас получится в течение часа рассказывать об этой сковородке, ни разу не повторившись в фразах.

2. Постарайтесь исключить из своей речи слова-паразиты: «ну», «в общем», «как бы», «ну это», «блин» и т.д. Старайтесь в разговоре не выражать сильных эмоций. Используйте простые фразы, не торопитесь.

3. Обязательно нужно следить за темпом речи. Монотонная речь вызывает безумное чувство скуки. Выдерживайте паузу и определенные моменты выделяйте эмоциями, но не сильными.

4. Употребляйте во время беседы различные метафоры, сравнения, поговорки. Это значительно оживит вашу речь. И конечно, юмор. Пошутить, в том числе и над собой, если это уместно в данной ситуации, нелишне.

5. Для того, чтобы тренировать свою речь, нужно иметь широкий круг общения. При его отсутствии подойдет радио и телевизор. Можно попробовать подражать своему любимому телеведущему: повторять его фразы, копировать интонации.

6. Больше читайте различную литературу: газеты, журналы. Хороший вариант почитать нашу отечественную классику, которую нам задавали читать в школе. Читать нужно не торопясь, думать над каждым предложением. Это позволит вам научиться правильно выстраивать слова в предложения и увеличит ваш словарный запас.

Постепенно пополняя словарный запас и используя все эти знания в разговоре, вы заметите, что вы приобрели власть над словами и теперь они будут служить вам.

Через несколько месяцев таких тренировок у вас уже не будет проблем с выражением ваших мыслей в разговоре. Вы сможете легким доступным языком объяснить суть сложных вещей.

Пока нет комментариев