10 типичных ошибок эффективного тайм-менеджмента

Хорошо ли вы управляете своим временем? Если ваше мнение совпадает с мнением большинства людей, ваш ответ будет отрицательным. Возможно, вы чувствуете себя чересчур загруженным, и вам часто приходится работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки. Или, может быть, ваша жизнь — это череда кризисов и постоянный стресс. Многие из нас знают, что могли бы более эффективно управлять своим временем. Но не все могут понять, какие ошибки они совершают, и как их исправить.

Когда мы хорошо управляем своим временем, мы исключительно продуктивны в работе, наш уровень стресса невысок. Мы можем посвящать часть времени интересному хобби, или приносящим дополнительное вознаграждение проектам, или уделить время карьере. Короче говоря, мы счастливы.

В этой статье рассмотрены 10 типичных ошибок, которые совершают люди, пытаясь управлять своим временем, а также даны стратегии и советы для их исправления.

Ошибка №1. Отсутствие Списка Необходимых Действий. Вас когда-нибудь мучило чувство, что вы забыли сделать какую-то часть работы? Если да, то, вероятно, вы не используете Список Необходимых Действий, чтобы контролировать себя, или делаете это не слишком эффективно. Вся соль в использовании Списка Необходимых Действий в том, чтобы расставить задачи в порядке их приоритетности. Ставьте напротив задачи в списке символы А-Я (например, А для самых важных задач, Я для менее приоритетных ), или числа. Дробите задачи настолько, насколько это возможно. Записи для крупных объектов могут быть расплывчатыми и неэффективными.
Например, у вас записано: подготовить бюджетное предложение. Что это может значить? Отсутствие специфики может привести к замедлению выполнения задачи, или пропуску ключевых шагов. Поэтому убедитесь в том, что подробно расписали все задания и разбили их на конкретные, действенные шаги — тогда вы не забудете самого важного. Список Необходимых Действий особенно необходим, когда вы решаете несколько задач одновременно.

Ошибка № 2. Определение личных целей. Знаете ли вы, что будете делать через 6 месяцев? Чем будете заняты в следующем году, или даже через 10 лет? Если нет, то пора установить личные цели. Постановка личных целей необходима для эффективного тайм-менеджмента, так как личные цели дают вам представление о «пункте назначения» и видение того, в каком направлении двигаться. Когда вы знаете, чего хотите, вы можете расставлять приоритеты, управлять временем и ресурсами, чтобы добиться этого. Вы также сможете решить, на что вам тратить свое время, а что считать развлечением.

Ошибка № 3. Отсутствие приоритетов. Представьте себе, вы находитесь в процессе разработки идей для нового клиента. Вы уверены, что почти придумали блестящую идею для своей маркетинговой компании, она крутится у вас в мыслях. Но тут появляется ваш помощник, у него кризисная ситуация и ему необходима ваша помощь. Теперь вы рискуете потерять нить вашего размышления. Иногда трудно расставить приоритеты, особенно если вы имеете дело с потоковыми задачами. Тем не менее, это очень важно для эффективного управления временем.
Одним из инструментов, позволяющим это сделать, является «Матрица срочного-важного». Она позволяет определить срочные задачи с одной стороны и важные с другой. Методика поможет вам акцентироваться на актуальных задачах.
Еще одной отличной методикой станет «Матрица приоритетов». Распишите дела по приоритетам: высокий приоритет, высокий по доходности, низкий приоритет, «текучка». Это позволит вам расписать свой день в соответствии с данной матрицей.

Ошибка №4. Отвлечение от задач. Знаете ли вы, что многие могут потратить до трех часов в день, занимаясь тем, что отвлекает от работы. Подумайте, чего вы бы добились за это время! Будь то электронная почта, чат, социальные сети, друзья и коллеги с их проблемами — отвлечение не позволяет нам достичь той работоспособности, которую мы бы получили, посвятив задаче сто процентов своего времени.
Если вы хотите взять под контроль свое время, очень важно знать, как свести к минимуму все факторы, которые вас отвлекает (например, выключить скайп, по которому вы общаетесь с друзьями, и закрыть окна браузера с интересными, но не относящимися к вашей работе новостями).
Также нужно знать, как быть сконцентрированным даже тогда, когда вы столкнулись с отвлекающим фактором.

Ошибка №5. Промедление. Происходит, если вы откладываете на потом дела, на которых стоит сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы медлите, вы чувствуете себя виноватым за то, что не начали в срок, а потом и ужас от того, сколько нужно сделать за короткий промежуток времени. В конечном счете вы не можете выполнить работу в срок.
Если промедление действительно присутствует в вашей жизни, примите на вооружение несколько полезных стратегий.
Одна из них заключается в том, чтобы пообещать себе начать работу над проектом в течение десяти минут. Часто нерешительные люди думают о выполнении задачи от начала до конца, что очень дезориентирует. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, чтобы просто начать. Это требует совсем немного времени. Может быть полезным и составление планов действий. Нужно разбить крупные проекты на небольшие шаги, чтобы лучше понимать, что нужно сделать в первую очередь, а что следом. На каждый шаг отведите определенное время.

Ошибка №6. Вы берете на себя слишком многое. Вам трудно говорить «нет» людям? Если это так, наверное вы завалены чужими проектами. Рано или поздно это приведет к стрессу и потере производительности. Или, может быть, вы из тех менеджеров, кто настаивает на полном контроле. Вы никому не доверяете и считаете, что «чтобы было сделано хорошо, надо сделать это самому».
В любом случае, принимая на себя слишком большой объем работы, вы неэффективно используете свое время. В конечном счете, это скажется на сделанном продукте.
Чтобы этого не происходило, нужно овладеть очень тонким искусством говорить «да» человеку, но «нет» работе, которую он хочет на вас взвалить. Этот навык поможет вам сохранить хорошую обстановку в коллективе и остаться уверенным в себе.

Ошибка №7. Трудоголизм. Некоторые люди получают своего рода удовольствие от постоянных забот. Постоянные дедлайны, бесконечные груды электронных писем, груды файлов на столе, погоня за выполнением планов… Прилив адреналина!
Проблема в том, что трудоголизм редко означает эффективность, чаще стресс или депрессию.

Ошибка №8. Многозадачность. Чтобы перевыполнить планы, некоторые из нас пишут письма в то время во время звонков клиентам. Несмотря на то, что умение выполнять несколько задач одновременно считается плюсом, однако, время на выполнение двух задач одновременно по статистике больше на 20-40 процентов времени, которое будет тратиться на каждую из задач последовательно. Это не говоря уже о том, обе задачи будут выполнены плохо — в нашем примере, письма будут полны ошибок, а клиенты будут недовольны отсутствием концентрации.
Таким образом, лучше забыть о многозадачности, и сосредотачиваться на чем то одном.

Ошибка №9. Некачественный отдых. Приятно думать, что вы можете проработать 8-10 часов без перерыва, особенно когда вы работаете в условиях дедлайна. Но отсутствие перерывов отрицательно скажется на сосредоточенности и, в конечном счете, на качестве выполненной работы. Мозгу нужно некоторое время отдохнуть и «подзарядиться», так что не считайте перерыв пустой тратой времени.
Если вам трудно следить за рабочим процессом, делайте график перерывов и ставьте сигнал будильника в соответствии и ним. Проведите перерыв, прогуливаясь в парке, за чашкой кофе или просто посидите и помедитируйте прямо за рабочим местом. Попробуйте устраивать пятиминутный перерыв каждый час или два. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени на обед — вы не будете работать эффективно, если голодны.

Ошибка №10. Неэффективное планирование задач. Вы жаворонок? Или прилив энергии бывает у вас ближе к вечеру? У каждого из нас разные ритмы, то есть разное время суток, когда мы чувствует меся наиболее продуктивными.
Планируйте в соответствии с вашим биологическим ритмом выполнение задач.